Pendekatan Unsur-unsur Administrasi

BAB I

Penduhuluan

A.    Latar Belakang

Kedua klasifikasi unsur diatas dapat di contohkan pada diri manusia, yaitu manusia hidup karena memiliki jasmani dan rohani sebagai unsur mutlaknya. Unsur umumnya alah panca indra. Walaupun salah satu indera tidak ada ia masih bisa hidup, tetapi tidak sempurna lagi. komunikasi dapat diterapkan hampir pada semua aktivitas kehidupan manusia, orang berinteraksi dengan sesamanya menggunakan komunikasi apabila pengertian komunikasi ini dikaitkan dengan administrasi. Pendekatan administrasi disini diartikan sebagai cara mendekati permasalahan administrasi sebagai suatu ilmu pengetahuan.

B.     Rumusan Masalah

1.      Apa unsur-unsur pendekatan admnistrasi

2.      Bagaimana proses penetapan tujuan dalam administrasi

3.      Bagaimana pengklasifikasian dalam administrasi

BAB II

PEMBAHASAN

UNSUR-UNSUR PENDEKATAN ADMINISTRASI

A.    Pengertian dan Klasifikasi Unsur Administrasi

Unsur administrasi adalah bagian-bagian yang harus ada dalam keseluruhan kegiatan administrasi. Dalam literatur di temukan adanya dua klasifikasi unsur administrasi.

1.      Yaitu klasifikasi yang mutlak harus ada dari administrasi,  jika unsur itu tidak ada maka tidak akan ada administrasi. Faktor penyebab administrasi seperti klasifikasi yang dikemukakan oleh Siagian (1985:4) ada 4 unsur yaitu: (1) dua orang manusia atau lebih, (2) tujuan, (3) tugas yang hendak dilaksanakan, (4) peralatan dan perlengkapan.

2.      Yaitu klasifikasi bersifat umum yaitu tidak berarti adanya unsur itu administrasi tidak ada, tetapi hanya kurang sempurna. Anatomi menurut The Liang Gie, (1972:11) ada 8 unsur (1) Organisasi, (2) manajemen, (3) komunikasi, (4) kepegawaian, (5) keuangan, (6) perbekalan, (7) ketatausahaan, dan (8) hubungan masyarakat.

Kedua klasifikasi unsur diatas dapat di contohkan pada diri manusia, yaitu manusia hidup karena memiliki jasmani dan rohani sebagai unsur mutlaknya. Unsur umumnya alah panca indra. Walaupun salah satu indera tidak ada ia masih bisa hidup, tetapi tidak sempurna lagi. Contoh lain yaitu sebuah baju sebagai unsur mutlaknya (faktornya) adalah kain, benang, dan tukang  jahit (penjahit).

Adapun urain tentang unsur-unsur administrasi itu dapat diikuti penjelasannya pada subbab berikut ini.

1.         Unsur Mutlak/Faktor ilmu Administrasi

a.    Dua orang manusia atau lebih

Dua orang manusia atau lebih tergolong sebagai unsur mutlak administrasi dengan asumsi bahwa manusia tidak dapat bekerja sama dengan dirinya sendiri tetapi, harus memerlukan bantuan dan pertolongan dari orang lain.

b.   Tujuan

Tujuan adalah nilai-nilai atau kebutuhan manusia, baik jasmaniah maupun rohaniah yang diperjuangkan dengan perbuatan-perbuatan yang nyata agar nilai kebutuhan itu dapa terpenuhi. Sedangkan bidang kenegaraan, tujuan disesuaikan ang ingin dicapai dalam waktu dengan asas negara itu, kalau berasaskan monarki absolut, tujuan ditentukan oleh raja.

Tujuan yang ingin dicapai oleh orang-     orang yang ingin bekerja sama umumnya ada tiga macam.

1.        Tujuan jangka panjang, misalnya tujuan yang ingin dicapai oleh bangsa indonesia. Contoh; masyarakat adil, makmur, materiil, dan spiritual.

2.        Tujuan jangka menengah (sedang), yaitu tujuan yang ingin dicapai dalam waktu yang lebih siingkat di bandingkan dengan tujuan jangka panjang. Contoh; pembangunan lima tahun secara bertahap.

3.        Tujuan jangka pendek, yaitu tujuan yang relatif singkat di bandingkan dengan tujuan jangka menengah/sedang. Contoh; proyek pembangunan gedung sekolah, jalan raya, peengadaan buku dan sebagainya.

c.    Tugas dan Pelaksanaan

Administrasi akan berhasil mencapai tujuan dengan sebaik-baiknya apabila tidak ada pembagian tugas di antara orang-orang yang terlibat.

d.   Peralatan dan perlengkapan

Peralatan dan perlengkapan yang di perlukan dalam suatu proses administrasi bergantung berbagai faktor:

1.      Jumlah orang yang terlibat dalam proses itu.

2.      Sifat tujuan yang hendak dicapai.

3.      Ruang lingkup dan aneka ragam tugas yang hendak dijalankan.

4.      Sifat kerja sama yang dapat diciptakan  dan di kembangkan.

2.         Unsur umum/Anatomi ilmu administrasi

a.       Organisasi

Organisasi sebagai unsur pertama dari administrasi merupakan rangka kerja dari administrasi (badan administrasi) yaitu wadah penyelenggaraan usaha kerja sama. Sejalan dengan ini, maka proses mengorganisasi adalah penyusunan rangka itu dengan mebagi-bagi dengan dan menghubungkan-hubungkan orang, wewenang, tugas dan tanggungjawab menjadi kesatuan yang laras. Termasuk pula dalam proses mengorgaganisir  atau membentuk organisasi ini ialah penentuan tujuan yang hendak dicapai.

b.      Manajemen

Hutabarat (1984: 77) manajemen disamakan dengan anatomi manusia yaitu kepala tempatnya otak dan syaraf berperan sebagai pusat dari keseluruhan yang ada pada badan, dimana diolah seluruh keperluaan dan dari mana dikelolah seluruh kepentingan badan/organisasi, dan ke mana seluruh hasil kegiatan disalurkan atau dilaporkan. Sheldon (1957) mengatakan sebagai proses dengan nma pelaksanaan dari suatu tujuan tertentu dijalankan dan diawasi.

c.       Komunikasi

Sudah disebutkan pada uraian terdahulu bahwa administrasi sebagai segenap rangkaian kegiatan penataan usaha kerrja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi, pengertian komunikasi ituu cukup luas dan umum. Komunikasi dapat diterapkan hampir pada semua aktivitas kehidupan manusia.

Jadi, komunikasi dapat diterapkan hampir pada semua aktivitas kehidupan manusia, orang berinteraksi dengan sesamanya menggunakan komunikasi apabila pengertian komunikasi ini dikaitkan dengan administrasi, maka komunikasi. Administrasi adalah suatu proses penyempaian keterangan dari pengirim informasi kepada penerima informasi yang bertujuan agar tercipta proses kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

d.      Kepegawaian

Kepegawaian sebagai unsur yang keempat dari administrasi yaitu rangkaian kegiatan yang berkenaan dengan sumber tenaga manusia (working force) yang harus ada pada setiap usaha kerja sama. Administrasi ini pada pokoknya mempelajari segenap proses penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerja sama. Proses tersebut dimulai dari penerimaan (recruiting) sampai pemberhentian (retirement).

e.       Keuangan

Keuangan sebagai unsur kelima dari administrasi yaitu rangkaian kegiatan yang berkenaan dengan mengelolah segi-segi  pembiayaan (financing) sampai pertanggung jawaban keuangan dalam usaha kerja sama yang bersangkutan. Dari sini timbullah administrasi keuangan yang mencakup penganggaran belanja (budgeting), pembukuan (accounting), pemeriksaan (auditing) serta tindakan-tindakan lainnnya dalam bidang keuangan.

f.       Perbekalan

Perbekalan sebagai unsur keenam dari administrasi yaitu rangkaian kegiatan merencanakan, mengadakan, mengatur pemakaian, menyimpan, mengembalikan, merawat, menyingkirkan dan menghapuskan barang-barang keperluan kerja dalam usaha kerja sama yang bersangkutan.

B.     Komponen Proses Administrasi

Sudah dikemukakan sebelumnya bahwa administrasi dapat diartikan sebagai proses dan juga merupakan fungsional. Administrasi sebagai proses ada tiga macam:

1.      Proses pemikiran (proses administratif/manajerial).

2.      Proses teknis profesional (technical operation).

3.      Oroses pembantuan (auxiliary).

Adapun komponen administrasi:

1.      Manajer (puncak, menengah dan bawah)

2.      Lini

3.      Staf (pembantu)

Dalam kaitanya dengan administrasi sebagai sistem usaha kerja sama untuk tercapainya tujuan bersama akan selalu dijumpai ketiga kompenen tersebut. Setiap manajer di sini, baik manajer pada unit lini maupun unit staf mempunyai tugas mengendalikan semua sumber yang ada pada lingkup tanggung jawabnya termasuk mengendalikan seluruh kegiatan unit-unit yang menjadi tanggung jawabnya.

C.    Pendekatan Ilmu Administrasi

Pendekatan adalah proses perbuatan atau cara mendekati untuk mengetahui permasalahan. Sebagian hampiran, cara pandang, aliran/ajaran atau mazhab,teori atau model. Pendekatan administrasi disini diartikan sebagai cara mendekati permasalahan administrasi sebagai suatu ilmu pengetahuan.

The Liang Gie-sutarto, (1977: 24-30) dengan menggunakan istilah hampiran, tetapi dalam tulisan ini digunakan istilah pendekatan, yaitu:

Pendekatan proses, dikenal pula sebagai “pendekatan tradisional”, “pendekatan operasional” atau “pendekatan klasik”. Pendekatan proses berlandaskan pada penelitian dan percobaan. Atas dasar ini kemudian dibuat suatu deduksi mengenai asas dalam administrasi. Asas-asas ini merupakan asas umum yang dapat diterapkan pada setiap kerja sama apapun.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Dari kesimpulan diatas maka saya dapat menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut, yaitu :

1.      Unsur administrasi merupakan bagian kecil dari sesuatu yang lebih besar, apabila dibandingkan dengan unsur tersebut sebagai kebulatan ilmu administrasi maka organisasi, manajemen, dan komunikasi merupakan proses yang luas.

2.      Banyak pendekatan yang digunakan dalam mempelajari ilmu administrasi. Diantaranya pendekatan proses, pendekatan sistem, pendekatan pengalaman, hubungan kerja kemanusiaan, perbuatan putusan, formal, spontanitas dan masih banyak lagi pendekatan-pendekatan yang lainnya.

3.      Komponen peranan administrasi sebagai sistem usaha kerja sama untuk tercapainya tujuan bersama akan selalu dijumpai ketiga kompenen tersebut.

B.     SARAN

Kami sebagai penuyusun sangat menyadari kekurangan dalam penulisan makalah ini, maka   penulis meminta kritikan dan saran dan pemikiran yang sifatnya membangun, demi kesempurnaan makalah ini, sehingga menjadi suatu bahan bacaan yang dapat bermanfaat untuk setiap orang yang membacanya.